Verfahrensdokumentation
Durch die zunehmende Digitalisierung entstehen IT-gestützte Geschäftsprozesse, die für die steuerliche Rechnungslegung der Unternehmen bedeutsam sind. Mit dem BMF-Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sieht der Gesetzgeber die Erstellung einer Verfahrensdokumentation vor. Die GoBD haben in 2014 die BMF-Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) abgelöst.
Steuerrelevante Geschäftsprozesse im Unternehmen müssen digital vorliegen
Diese soll einem sachverständigen Dritten (z.B. Betriebsprüfer, Wirtschaftsprüfer) ermöglichen, die steuerrelevanten und IT-gestützten Geschäftsprozesse im Unternehmen nachvollziehen zu können. Neben den klassischen IT-gestützten Buchführungssystemen müssen insbesondere die Verfahren zur digitalen Belegablage einschl. Vernichtung der Papieroriginale, Kassensysteme, E-Mail und weitere Systeme berücksichtigt werden. Die Verfahrensdokumentation ist als Nachweis der Erfüllung der Anforderungen an eine Revisionssicherheit zu sehen.
Typische Geschäftsprozesse mit Steuerrelevanz sind:
- Beschaffung mit Bedarfsauslösung, Bestellabwicklung, Wareneingang / Dienstleistungserbringung, Rechnungsprüfung, Zahlungsabwicklung, Buchungserfassung im Hauptbuch
- Absatz mit Angebot, Auftragsannahme / Bestellabwicklung, Warenausgang bzw. Dienstleistungserbringung, Fakturierung, Zahlungseingang, Buchungserfassung im Hauptbuch
- Scan von Papierbelegen
- Digitale Belegverarbeitung (z.B. Eingangsrechnungsverarbeitung) und -ablage
- Kassenführung
- Finanzbuchhaltung
Anlagenbuchführung - Lohnbuchhaltung
- Inventur
- Umsatzsteuermeldungen
- Jahresabschluss und Steuererklärung
Dokumentationen müssen mehr sein, als die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Die Einbindung externer Leistungserbringer (z.B. Nutzung von Clouddiensten, Tätigkeit des Steuerberaters) muss in die Verfahrensdokumentation einfließen und es muss erkennbar sein, wem welche Pflichten obliegen. Bei Clouddiensten muss darauf eingegangen werden, wo die Datenhaltung stattfindet. Die Speicherung steuerrelevanter Daten innerhalb der EU ist zulässig, die Speicherung steuerrelevanter Daten außerhalb der EU-Grenzen bedarf der vorherigen Genehmigung des zuständigen Finanzamtes.
In der gelebten Praxis sollte die Dokumentation jedoch mehr sein als die bloße Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Folgende Mehrwerte können sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben:
Schulungsunterlage für die Einarbeitung von Mitarbeitern
- Aufdeckung von Verbesserungspotentialen in den betrieblichen Abläufen
- Die Verfahrensdokumentation kann Ausgangspunkt für weitere Maßnahmen der Digitalisierung sein
- Sicherstellung der Qualität der Abläufe
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
Die Verfahrensdokumentation besteht im Regelfall aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer Betriebsdokumentation und einer Systemdokumentation. Der Umfang der Dokumentation hängt üblicherweise von der Komplexität und Größe des Unternehmens ab. Es darf berücksichtigt werden, ob möglicherweise ein bestehendes QM-System für die Verfahrensdokumentation verwertbar ist.
Konkrete Anforderungen an die inhaltliche Ausgestaltung der Dokumentation bestehen nicht oder nur sehr begrenzt. Dieser Umstand muss genutzt werden, um unternehmensspezifische Mehrwerte aus der Dokumentation abzuleiten.
Für Unterlagen mit besonderem Schutzbedarf und hohen Anforderungen an die Beweiskraft (z.B. elektronische Patientenakten) kann auf die Richtlinie „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ (TR-03138) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) zurückgegriffen werden.
Berater der dgn unterstützen bei Fragen zur Verfahrensdokumentation zur Sicherstellung der Einhaltung der Anforderungen aus den GoBD.